Bật Mí Các Thủ Thuật Excel Hay Cho Dân Văn Phòng Không Thể Bỏ Qua

Microsoft Excel là công cụ không thể thiếu trong công việc hành chính – văn phòng. Việc nắm vững các thủ thuật Excel giúp bạn tiết kiệm thời gian, nâng cao hiệu suất làm việc và tạo ấn tượng chuyên nghiệp trong mắt cấp trên và đồng nghiệp.

Trong bài viết dưới đây, chúng tôi sẽ tổng hợp đầy đủ các phím tắt, công thức tính toán và mẹo sử dụng Excel hiệu quả mà dân văn phòng nên biết.

Lợi Ích Khi Thành Thạo Các Thủ Thuật Excel

• Giảm thời gian thao tác thủ công, tăng hiệu suất công việc.

• Xử lý dữ liệu nhanh chóng, chính xác.

• Trình bày báo cáo rõ ràng, khoa học.

• Tăng tính chuyên nghiệp và kỹ năng tin học văn phòng.

Tổng Hợp Các Phím Tắt Excel Cần Thiết Cho Dân Văn Phòng

Nhóm phím tắt di chuyển trong Excel

Nhóm phím tắt chỉnh sửa nội dung

Nhóm phím tắt định dạng

Các Hàm Excel Cơ Bản Dành Cho Dân Văn Phòng

Excel cung cấp hàng trăm hàm tính toán khác nhau, tuy nhiên, chỉ cần thành thạo một số hàm cơ bản dưới đây, bạn đã có thể xử lý tốt hầu hết các công việc văn phòng hàng ngày.

Hàm đếm dữ liệu

• COUNT(range): Đếm các ô chứa số.

Khi làm việc với một bảng tính chứa lượng dữ liệu lớn, việc xác định có bao nhiêu ô chứa số trong một vùng nhất định có thể trở nên mất thời gian nếu bạn đếm thủ công. Thay vì làm như vậy, bạn hoàn toàn có thể sử dụng hàm =COUNT trong Excel để tiết kiệm thời gian và đảm bảo độ chính xác.

Ví dụ, nếu bạn muốn đếm số ô chứa dữ liệu dạng số trong vùng từ C6 đến C14, chỉ cần nhập công thức:
=COUNT(C6:C14)

• COUNTA(range): Đếm tất cả ô có dữ liệu (bao gồm số, chữ, ngày tháng…).

– Cú pháp: COUNTA(Value1, Value2…).

– Các tham số: Value1, Value2… là mảng hay dãy dữ liệu.

– Chức năng: Hàm đếm tất cả các ô chứa dữ liệu.

Ví dụ: =COUNTA(A4:D9) đếm các ô chứa dữ liệu trong dãy từ ô A4 đến ô D9.

• COUNTIF(range, criteria): Đếm các ô thỏa mãn điều kiện cho trước.

Ví dụ:

– Cú pháp: COUNTIF(Range, Criteria).

– Các tham số:

• • Range: dãy dữ liệu các bạn muốn đếm.
  • Criteria: điều kiện, tiêu chuẩn cho các ô đếm.
• Chức năng: Hàm đếm các ô chứa giá trị theo điều kiện cho trước.
• Ví dụ: =COUNTIF(A1:A5,”>9″) đếm tất cả các ô từ A1 đến A5 có chứa số lớn hơn 9.

Hàm tính tổng

• SUM(range): Tính tổng các ô.

• SUMIF(range, criteria, sum_range): Tính tổng có điều kiện.

• SUMPRODUCT(array1, array2): Nhân từng phần tử trong mảng rồi cộng tổng.

Ví dụ:
=SUMIF(A1:A5, ">=10", B1:B5) – Tính tổng các ô từ B1 đến B5 nếu A1 đến A5 ≥ 10.

Hàm tính trung bình

• AVERAGE(range): Tính giá trị trung bình cộng của các ô.

Ví dụ:
=AVERAGE(B2:B10) – Tính trung bình các giá trị từ ô B2 đến B10.

Hàm tìm giá trị lớn nhất / nhỏ nhất

• MAX(range): Trả về giá trị lớn nhất trong vùng dữ liệu.

• MIN(range): Trả về giá trị nhỏ nhất trong vùng dữ liệu.

Ví dụ:
=MAX(E4:E9) – Trả về giá trị lớn nhất trong các ô từ E4 đến E9.

Một Số Mẹo Excel Hữu Ích Khác

• Tô màu ô nhanh: Alt + H + F + C

• Ẩn/hiện hàng: Ctrl + 9 (ẩn), Ctrl + Shift + 9 (hiện)

• Ẩn/hiện cột: Ctrl + 0 (ẩn), Ctrl + Shift + 0 (hiện)

• Chèn biểu đồ: Alt + F1 (chèn trong cùng sheet), F11 (chèn vào sheet mới)

• Chèn chú thích (comment): Shift + F2

• Chèn liên kết: Ctrl + K

Trên đây là tổng hợp các thủ thuật Excel hay cho dân văn phòng giúp bạn nâng cao kỹ năng, tăng tốc độ xử lý công việc và trở nên chuyên nghiệp hơn trong mắt nhà quản lý.

Để sử dụng Excel hiệu quả, bạn không chỉ cần nhớ các hàm và phím tắt, mà còn nên luyện tập thường xuyên để thành thạo. Excel không khó, nhưng đòi hỏi sự kiên trì và thực hành đều đặn.

Hãy bắt đầu từ những kiến thức cơ bản, rèn luyện mỗi ngày và bạn sẽ sớm trở thành “cao thủ” Excel trong công việc văn phòng.