TUYỆT CHIÊU EXCEL: 6 THỦ THUẬT ĐẮC LỰC GIÚP DÂN VĂN PHÒNG LÀM VIỆC HIỆU QUẢ

Là dân văn phòng, bạn thường xuyên xử lý bảng số liệu trên Excel. Nhưng bạn có biết, chỉ cần một vài thủ thuật Excel cơ bản cũng đủ tạo nên sự khác biệt lớn về hiệu suất và mức độ chuyên nghiệp? Điều này không chỉ giúp bạn làm việc nhanh hơn mà còn cải thiện kết quả đánh giá cá nhân.

Vì vậy, để thực sự làm việc hiệu quả và trở nên chuyên nghiệp hơn, hãy trang bị ngay kiến thức Excel cơ bản và 6 thủ thuật đắc lực mà chúng tôi sẽ bật mí trong bài viết này!

1. Mở nhiều bảng tính Excel cùng lúc

Đôi khi chúng ta cần phải xem và làm việc với hai hoặc nhiều bảng tính khác nhau cùng một lúc. Và để thuận tiện trong việc này, các bạn có thể thực hiện thủ thuật mở nhiều file Excel bằng cách:

• Nhấn giữ Ctrl và chọn những trang Excel muốn mở -> Nhấn Enter.

Hoặc để giảm thời gian chuyển trang, các bảng tính đồng thời hiển thị cùng lúc trên màn hình, bạn có thể:

• Chọn 2 file mà bạn muốn mở -> Vào View chọn Arrange All -> Chọn dạng hiển thị.

Tiết kiệm thời gian và thuận tiện hơn khi mở các bảng tính Excel cùng lúc

2. Tự Động Nhập Dữ Liệu Tiết Kiệm Thời Gian

Đây là một kiến thức Excel cơ bản bạn nhất định phải nắm vững. Khi cần nhập nhiều dữ liệu giống nhau, thay vì nhập thủ công hay copy-paste, bạn có thể tiết kiệm thời gian nhờ thủ thuật tự động điền dữ liệu của Excel.

Cách thực hiện:

• Chọn một ô hoặc nhiều ô chứa dữ liệu gốc.
• Kéo núm điều khiển (dấu cộng nhỏ ở góc dưới cùng bên phải của ô/vùng chọn) sang các ô bạn muốn điền.

3. Hiển thị công thức dữ liệu

Đôi khi bạn sẽ phải kiểm tra lại các công thức trong Sheet sau khi hoàn thành tính toán bằng Excel. Để nhanh chóng, bạn có thể thực hiện thủ thuật sau đây để tất cả công thức trong sheet đang làm việc hiện ra:

• Nhấn tổ hợp phím Ctrl + `(phím [~/ `] ở bên trái số 1 trên bàn phím).

Dễ dàng kiểm tra công thức trong sheet làm việc nhờ thủ thuật nhỏ

4. Xem thống kê cực nhanh

Để xem thống kê số liệu như tổng, trung bình cộng, lớn nhất, nhỏ nhất…một cách nhanh chóng mà không cần dùng hàm, bạn có thể:

• Quét toàn bộ cột bạn muốn xem -> Số liệu thống kê sẽ được hiển thị ở góc phải màn hình.

Thông thường Excel sẽ thống kê mặc định 3 thông số : Average (Trung bình cộng), Count (Số ô có dữ liệu) và Sum (Tổng). Bạn muốn xem thêm các số liệu khác thì có thể:

• Nhấp chuột phải vào thanh hiển thị thông tin ở góc phải -> chọn thêm thông số.

Kiến thức cơ bản về excel: Xem nhanh số liệu thống kê chỉ với một cái kéo chuột 

5. Nhập ngày tháng cực nhanh thông qua phím tắt

Để có thể nhập nhanh chóng thời gian hiện tại dưới dạng giá trị tĩnh, thời gian sẽ không tự động cập nhật lại vào ngày hôm sau mà không phải nhập thủ công, bạn có thể làm như sau:

• Chọn ô cần nhập -> Nhấn tổ hợp phím Ctrl + để nhập nhanh ngày tháng năm hiện tại

• Chọn ô cần nhập -> Nhấn tổ hợp phím Ctrl + Shift + để nhập thời gian hiện tại theo giờ hiển thị trong hệ thống máy tính.

Các tổ hợp phím tắt để nhập ngày tháng năm trong bảng tính Excel

6. Tự Động Tính Tổng Không Cần Dùng Hàm SUM

Tính tổng là một trong những kiến thức Excel cơ bản quan trọng nhất. Thông thường, chúng ta nghĩ ngay đến hàm SUM để thực hiện việc này. Tuy nhiên, có một thủ thuật Excel cực nhanh giúp bạn tự động tính tổng giá trị mà không cần nhập hàm dài dòng.

Cách thực hiện:

• Quét chọn cột hoặc hàng chứa các giá trị bạn muốn tính tổng.
• Nhấn tổ hợp phím Alt + = (dấu bằng).

Tổ hợp phím Alt + = là cách nhanh chóng để tính tổng mà không cần dùng hàm SUM

DanhShop mong rằng những thủ thuật Excel này sẽ là hành trang hữu ích giúp bạn làm việc hiệu quả

Nếu thấy hữu ích, đừng quên chia sẻ bài viết này để cùng nhau nâng cao kỹ năng Excel hữu ích trong công việc nhé!